Kontrak Payung merupakan suatu kerja sama perusahaan yang ditulis pada sebuah kertas dengan persetujuan yang sudah dilakukan. Pembuatan perjanjian ini dilakukan agar menghindari kesalahpahaman maupun penyalahgunaan kesepakatan yang sudah dibuat sebelumnya.
Sehingga kontrak ini sangat dibutuhkan dalam membuat perjanjian antara perusahaan maupun supplier penting dalam berjalannya usaha yang dikembangka. Berikut pengertian syarat, format, dan kelebihan dari kontrak payung ini.
Pengertian Kontrak Payung
Kontrak payung merupakan suatu perjanjian yang dibuat untuk pengadaan barang atau jasa yang disepakati dalam jumlah tertentu. Sehingga dalam kontrak ini sudah diketahui berapa total dari harga per satuan barang atau jasa yang sudah disepakati.
Sehingga bisa dikatakan bahwa kontrak payung merupakan perjanjian dengan transaksi yang akan dilakukan berulang, walaupun ada kemungkinan volume pada barang atau jasa bisa berubah. Ada beberapa cara barang atau jasa yang bisa menggunakan kontrak payung, yaitu:
- Elektronik
- Layanan Finansial
- Bahan bakar
- Catering
- Furniture
- Travel agent/hotel
- Konstruksi
Syarat Kontrak Payung
Dalam membuat kontrak payung harus ada kesepakatan dari dua pihak yang suda setuju dengan syarat dan ketentuan yang akan berlaku. Biasanya kontrak ini digunakan sebagai perjanjian dalam jangka waktu yang cukup panjang.
Penggunaan kontrak panjang dilakukan agar memudahkan supplier dalam proses tender yang hanya dilakukan sekali saja. Hal itu akan membantu pengambilan keputusan dalam operasional pekerjaan Maupun perusahaan lebih cepat dan mudah.
Sebelum membuat kontrak payung pihak pertama harus melakukan beberapa tahapan sebelum menentukan supplier yang tepat. Pihak pertama akan menyeleksi beberapa supplier yang dirasa cukup untuk memenuhi barang atau jasa yang perusahaan minta.
Cara menyeleksi dengan mengetahui kualitas produk yang terbaik dan harga yang cocok kepada dana perusahaan. Setelah hal tersebut dilakukan dan pihak perusahaan sudah mendapatkan supplier maka akan ada syarat yang harus diperhatikan.
- Barang atau jasa yang akan disepakati harus tersedia dengan volume dan juga variasi yang beragam.
- Detail dari barang atau jasa yang sudah disepakati harus ditulis dengan definisi yang jelas.
- Kontrak payung dibuat dengan permintaan rutin dari perusahaan kepada pihak supplier setiap tahunnya.
- Barang dan jasa merupakan bagian yang menjadi kesatuan utuh.
Format Kontrak Payung
Dalam pembuatan kontrak payung tidak bisa dilakukan sesuai dengan format yang diinginkan salah satu pihak saja. Tetapi perjanjian ini akan menjelaskan banyak mengenai proses pekerjaan yang akan dilakukan setelah kontrak ini ditandatangani dan surat perintah kerja dimulai.
Jika kontrak ini tidak dibuat secara rutin, hal itu bisa merugikan banyak pihak. Bahkan dapat berakibat menjadi masalah yang fatal. Berikut ini bagian yang harus ditulis saat menggunakan format kontrak.
- Perihal Penyediaan
Perihal penyedia pada kontrak ini memiliki arti bahwa apa tujuan kontrak tersebut dilakukan. Tujuan tersebut harus ditulis dengan cara yang detail dan jelas, misalnya dalam pembangunan ruko.
- Keterangan Barang atau Jasa
Pada kontrak ini harus dijelaskan secara detail mengenai harga, jumlah barang atau jasa, serta syarat dan ketentuan yang berlaku. Sehingga sudah tertera jelas berapa banyak yang dibutuhkan perusahaan dan disanggupi oleh supplier.
- Keterangan Bagi Pihak yang Terlibat
Pada umumnya perjanjian ini dilakukan dengan pihak satu kepada pihak 2 yang dilakukan melalui surat email. Pada bagian keterangan, harus diberikan secara lengkap para pihak yang terlibat.
- Tanda Tangan
Bagian yang tidak boleh tertinggal pada sebuah keputusan adalah dengan memberikan tanda tangan dan materai sebagai tanda bahwa sudah setuju dengan kesepakatan tersebut. Sehingga berkas ini bisa dipertanggungjawabkan jika terjadi keganjilan yang dapat dilaporkan melalui hukum.
Kelebihan dan Kekurangan
Dalam menggunakan kontrak ini ada beberapa kelebihan dan kekurangan yang didapatkan dari supplier maupun perusahaan yang dapat diketahui.
1. Supplier
- Penggunaan kontrak ini akan memberikan jaminan masa depan kepada perusahaan karena waktu yang panjang.
- Pemasukan pada perusahaan dinilai akan stabil
- Proses tender kepada supplier sangat sulit dan ketat.
2. Perusahaan
- Proses tender yang bisa lebih cepat
- Menghemat waktu
- Pengaturan dalam hubungan kontrak yang sudah disepakati akan lebih sulit karena waktu kesepakatan yang lama.
Sebagai agen atau perusahaan properti, jenis kontrak bisa digunakan untuk kesepakatan furniture atau kuli yang bekerja sebagai konstruksi.
Penulis: Kontributor
Editor: Anju Mahendra