Purchase Order atau PO adalah sebuah istilah dalam dunia bisnis dan keuangan yang penting diketahui. Dalam era digital saat ini, purchase order memainkan peran yang sangat penting dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis.
PO membantu memastikan bahwa pembeli dan penjual memiliki informasi yang konsisten mengenai barang atau jasa yang akan dibeli, harga, jumlah, dan tanggal pengiriman.
Apabila Anda sering menggunakan PO, metode pembayaran melalui transfer bank merupakan cara yang paling umum diterapkan untuk menyelesaikan transaksi tersebut.
Nah, untuk lebih memahami tentang Purchase Order, simak ulasan selengkapnya berikut ini, seperti dinukil dari cimbniaga.co.id.
Baca juga: Strategi Pemasaran Konten yang Efektif untuk Bisnis [2024]
Apa Itu Purchase Order?
Sebelum mencari cara untuk mengoptimalkan PO, pemahaman terhadap definisi dan tujuan utamanya menjadi hal yang penting. PO merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk meminta pemasok mengirimkan barang atau jasa.
Secara sederhana, PO dapat dianggap sebagai kontrak yang dibuat oleh pembeli ketika melakukan pembelian dari penjual. Dokumen ini umumnya mencakup informasi mengenai nama barang atau jasa yang dipesan, jumlah pesanan, harga, tanggal pengiriman, dan syarat pembayaran.
PO dapat dibuat dalam format dokumen tertulis maupun elektronik. Jika dalam bentuk tertulis, perlu adanya tanda tangan baik dari pihak pembeli maupun pemasok.
Sementara itu, PO yang dibuat dalam bentuk elektronik biasanya dikirimkan melalui email atau platform aplikasi khusus.
Perbedaan Purchase Order dan Invoice
Banyak orang memiliki kesalahpahaman bahwa PO dan invoice adalah dokumen yang serupa, padahal keduanya memiliki perbedaan. PO adalah dokumen yang digunakan oleh pembeli untuk menginisiasi proses pembelian.
Dokumen PO diterima oleh penjual dan menjadi acuan bagi kedua belah pihak, pembeli dan penjual, untuk memastikan bahwa pesanan sesuai dengan perjanjian yang telah dibuat.
Secara umum, invoice atau faktur disusun setelah pesanan pembelian telah dilakukan. Hal ini dikarenakan faktur berperan sebagai permintaan pembayaran resmi dari penjual kepada pembeli, meminta pembayaran atas barang atau jasa yang telah di-order.
Fungsi Purchase Order
Keberadaan PO memiliki kepentingan bagi kedua pihak, yakni penjual dan pembeli. Bagi penjual, dokumen PO berperan sebagai bukti bahwa mereka telah menerima pesanan dari pembeli.
Sementara bagi pembeli, PO berfungsi sebagai tanda bahwa mereka telah melakukan pemesanan barang atau jasa dari penjual, dan sekaligus membantu memastikan kesesuaian barang atau jasa yang dipesan dengan kebutuhan perusahaan.
Selain itu, dokumen ini dapat digunakan untuk melacak status pesanan, memastikan pengiriman tepat waktu, dan memeriksa kondisi barang atau jasa yang dikirim. Dengan adanya PO, risiko kesalahan penafsiran dari pihak penjual atau pembeli dapat diminimalisir.
Tanpa PO, penjual berisiko melakukan kesalahan dalam menafsirkan kuantitas, terutama jika ada proses negosiasi sebelum pesanan mulai diproduksi. Kesalahan semacam ini dapat berdampak merugikan, menyebabkan biaya tambahan dan pemborosan waktu bagi kedua belah pihak.
Manfaat Purchase Order untuk Bisnis
Terdapat beberapa manfaat dari penggunaan PO yang penting untuk diketahui, antara lain:
1. Mengamankan Ketersediaan Barang
Purchase order berperan bagi penjual dalam mengelola ketersediaan barang, memastikan bahwa stok barang atau jasa mencukupi untuk memenuhi permintaan pembeli.
2. Meminimalisir Kesalahan atau Penipuan
Dalam situasi kehilangan barang, memiliki purchase order sebagai bukti tertulis perjanjian pembelian dapat menjadi landasan yang kuat bagi penjual dan pembeli. Dokumen ini menjadi referensi yang dapat digunakan untuk menyelesaikan permasalahan.
Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan, purchase order dapat dijadikan bukti untuk mengajukan ganti rugi kepada penjual.
3. Memudahkan Proses Pembelian Barang
Purchase order membantu memastikan kesesuaian barang yang dibeli dengan kebutuhan dan waktu pengiriman yang tepat. Dokumen ini juga berperan dalam mencegah terjadinya kesalahan pencatatan keuangan.
Baca juga: Cara Menggunakan TikTok untuk Memasarkan Bisnis Terbaik 2024
Format Penulisan Purchase Order
Saat menyusun dokumen purchase order, ada sejumlah informasi krusial yang perlu dimasukkan ke dalam formulir. Berikut adalah format penulisan purchase order yang dapat digunakan untuk mengontrol dan melacak transaksi pembelian:
1. Nama Pemesan
Dokumen pesanan pembelian harus mencantumkan dengan jelas nama pemesan atau pembeli. Langkah ini penting agar pesanan dapat disampaikan dengan akurat kepada pihak pembeli.
2. Nomor Pesanan
Setiap pesanan pembelian umumnya dilengkapi dengan nomor identifikasi tertentu. Nomor ini menjadi acuan bagi kedua belah pihak untuk melakukan verifikasi informasi pengiriman dan faktur. Nomor purchase order biasanya terdiri dari beberapa digit yang mencakup tanggal, nomor urut, dan kode perusahaan.
3. Detail Pesanan
Informasi yang perlu dicantumkan mencakup alamat tujuan pengiriman produk, metode pengiriman yang dipilih, dan estimasi tanggal pengiriman yang diinginkan oleh pembeli.
4. Jumlah Pesanan
Dalam dokumen purchase order, informasi mengenai jumlah pesanan harus tercatat dengan jelas. Hal ini mencakup jumlah barang yang dipesan dan nomor katalog yang relevan untuk setiap item.
Meskipun format penulisan purchase order dapat bervariasi antara perusahaan, dokumen ini secara umum harus mencakup informasi penting seperti yang telah disebutkan di atas.
Penutup
Demikianlah ulasan terkait Purchase Order yang perlu diketahui. Semoga informasi di atas bermanfaat.
Baca juga: Krisis dalam Bisnis: Jenis dan 9 Cara Mengatasinya
Baca terus berita fintech Indonesia dan kripto terkini hanya di duniafintech.com