duniafintech.com – Stok Opname atau inventarisasi mungkin merupakan pekerjaan yang amat merepotkan. Kamu harus mencocokkan ratusan bahkan ribuan data dengan stok fisik yang tersedia dengan menghitungnya satu per satu. Beberapa toko bahkan butuh meluangkan waktu khusus untuk menunaikan pekerjaan ini atau beberapa bahkan rela menutup tokonya untuk sementara. Meskipun tidak bisa dihindari, pekerjaan yang cukup berat dan membuat pusing ini tidak berarti tidak bisa disederhanakan. Simak beberapa tip yang dirangkum dari vendhq.com mengenai stok opname berikut ini:

1. Lakukan Cycle Counting

Cycle counting atau partial stock-takes merupakan metode penghitungan yang dilakukan secara terus menerus. Dengan metode ini, kamu tidak perlu menutup toko atau meluangkan waktu khusus untuk melakukan penghitungan inventaris. Cycle counting ini bisa dilakukan per hari atau per minggu sesuai dengan preferensi tiap bisnis. Yang paling menguntungkan, metode seperti ini akan lebih mudah karena sama dengan mencicil stok opname tiap barang yang kamu miliki daripada melakukan penghitungan secara menyeluruh sekaligus. Bonusnya, kamu bisa lebih dini dalam mendeteksi kekeliruan stok. Kamu tidak perlu waktu lama untuk memperbaiki kesalahan inventaris yang mungkin dilakukan.

2. Tugaskan Staf yang Kompeten

Bukan sembarang staf atau hanya sekedar yang jago menghitung saja. Staf yang berpengalaman atau memang bertugas sebagai staf inventaris memang penting, tapi kemungkinan ia akan terlalu teliti terhadap hal-hal kecil yang tidak penting.

Bentuklah sebuah grup khusus tiap kali kamu akan melakukan stok opname yang terdiri dari para staf yang kebanyakan tidak bekerja di gudang penyimpanan. Selain dapat menambah ilmu bagi para staf, mereka akan lebih familier dengan stok barang yang mereka jual. Namun sebelumnya, pastikan komposisi kemampuan para counters ini mumpuni. Ketelitian dan mata yang tajam harus menjadi syarat nomor satu. Sebagai tambahan, jangan lupa sediakan asupan tenaga yang cukup untuk para staf. Kedengarannya mungkin sepele, tapi menjaga konsentarasi dan stamina para staf selama inventarisasi merupakan hal yang penting agar mereka tetap fokus menghitung.

3. Atur Jadwal Stok Opname 

Untuk beberapa yang masih bingung mengenai kapan dan berapa sering idealnya stok opname dilakukan, coba perhatikan lagi laporan penjualan yang kamu miliki. Analisa kembali waktu-waktu high season bisnismu, lalu lakukan penjadwalan lebih cepat dari waktu-waktu krusial tersebut. Misalnya menjadwalkan stok opname pada dua bulan sebelum memasuki bulan Ramadhan atau di minggu akhir bulan Januari. Selanjutnya, susun kelompok staf yang akan membantumu dalam menghitung stok dan pastikan bahwa mereka tahu sejak jauh hari sebelum jadwal stok opname dan meluangkan waktu untuk terlibat.

Waktu penghitungan bisa kamu tentukan sendiri sesuai dengan kenyamanan; contohnya setelah jam tutup toko atau sebelum buka toko. Jika tidak memungkinkan, kamu mungkin harus menutup toko selama beberapa jam di waktu operasional untuk melakukan inventarisasi. Namun jangan lupa untuk memberi tahu para pelanggan dengan memasang pengumuman, misalnya.

4. Buat Denah Gudang Penyimpanan

Coba gambar denah gudang penyimpananmu. Misalnya dengan mengilustrasikan tiap rak penyimpanan untuk memetakan tempat penyimpanan tiap barang yang ada. Dengan denah yang sederhana sekalipun akan membantumu dalam membagi tugas tiap staf penghitungan inventaris. Sebagai contoh, rak barang pecah belah akan dihitung oleh staf yang sudah terbiasa menangani barang tersebut. Denah tersebut nantinya juga berguna pada saat penghitungan. Kamu bisa menandai bagian-bagian yang telah dihitung, menjadi bahan perkenalan untuk para staf yang masih belum terbiasa, atau bahkan untuk menjadi lembar navigasi jika kamu punya gudang penyimpanan yang luas. Lebih baik lagi jika sebelum penghitungan, ada agenda berkeliling gudang bagi para staf.

5. Tandai Tiap Rak dan Kardus

Menandai atau memberikan label informasi di tiap rak atau kardus merupakan hal yang perlu dilakukan. Terutama jika pada saat penghitungan, kamu menemukan barang-barang yang terpisah dari kelompoknya atau mungkin barang yang sedang transit di gudang. Selagi menghitung dan menata barang ke tempatnya masing-masing, sisakan sedikit waktu untuk sekedar menandainya kembali atau jika barang di simpan di dalam kardus rapat. Cek juga apakah tidak ada barang yang “nyasar” di tempat yang tidak sesuai atau ada kardus yang label dan isinya tidak sesuai.

6. Pakai Sistem POS

Kalau kamu masih menggunakan metode pendataan stok opname secara manual, maka tidak heran kalau tiap kali harus menghitung, kamu sudah lelah duluan. Menghitung semua barang yang kamu miliki saja sudah jadi pekerjaan yang menguras tenaga, apalagi jika dibayangi setelah semua hitungan selesai, kamu harus memasukkan semua data ke komputer agar tersimpan dan tidak hilang. Metode seperti ini sama artinya dengan kamu bekerja dua kali: mencatat saat penghitungan dan memindahkan catatan tersebut ke komputer. Repot sekali, ya?

Tapi tidak akan seperti itu jadinya jika kamu menggunakan metode yang ditawarkan sistem POS. Sistem point of sale masa kini dapat mendata semua barang inventaris termasuk juga melakukan inventarisasi atau stock take. Para staf hanya perlu membawa perangkat yang terpasang sistem POS–seperti iPad atau smartphone Android–pada saat penghitungan. Setelah barang dihitung, mereka dapat langsung mendatanya pada sistem POS. Kemudian, secara otomatis, sistem akan memperbarui jumlah data stok tiap barang yang telah dihitung. Ketika semua penghitungan selesai, para staf bisa langsung istirahat tanpa harus pusing merekap data ke komputer. Mau coba?

Sebagai tip penutup, jangan lupa untuk selalu segera mengecek ulang tiap kali kamu selesai menghitung stok. Hal ini dibutuhkan untuk menghindari penulisan yang salah atau sekedar jaga-jaga bahwa hitunganmu benar sebelum pindah menghitung stok lainnya. Bisnis ritel (maupun bisnis yang lain) memandang stok opname sebagai sesuatu yang esensial dan krusial. Baik dengan mengandalkan metode manual maupun mengandalkan sistem POS seperti HelloBill, pastikan kamu menerapkan beberapa tip di atas, ya.

Source :  http://hellobill.id