JAKARTA, duniafintech.com – Istilah asuransi fidelity barangkali terdengar asing di telinga Anda. Padahal, asuransi jenis ini penting untuk melindungi perusahaan dari kerugian. Hal itu karena risiko kerugian dapat datang dari mana pun, baik dari faktor eksternal maupun internal perusahaan.
Adapun faktor eksternal yang dimaksud di sini bisa berupa fluktuasi harga, inflasi, persaingan bisnis, perubahan regulasi dan kebijakan pemerintah maupun kondisi tidak terduga atau force majeure, misalnya bencana alam.
Dari sisi faktor internal, bisa berupa hal-hal yang berkaitan dengan kegagalan sistem atau kesalahan manusia. Kerugian yang timbul dari faktor internal perusahaan, utamanya yang berkaitan dengan SDM, bisa diminimalkan dengan adanya asuransi ini.
Sekilas tentang Asuransi Fidelity
Fidelity guarantee adalah asuransi yang dirancang khusus untuk memberikan ganti rugi sebagai akibat dari ketidakjujuran atau kecurangan yang dilakukan oleh karyawan, baik dilakukan secara perseorangan maupun dengan persekongkolan.
Sebagai contoh, kerugian berupa kehilangan uang perusahaan, pencurian surat berharga, atau kerusakan properti lantaran dampak penyalahgunaan oleh karyawan yang bersangkutan. Asuransi yang satu ini sangat penting dimiliki oleh berbagai jenis perusahaan, baik perusahaan umum maupun perusahaan pada sektor keuangan, utamanya bagi perusahaan besar yang punya banyak karyawan dan menyimpan stok fisik berupa uang atau barang berharga lainnya.
Hal tersebut didukung oleh fakta bahwa kian banyak jumlah karyawan yang dimiliki oleh sebuah perusahaan, risiko adanya kecurangan yang dilakukan oleh personal ataupun kelompok pun semakin besar. Apabila risiko internal semacam ini tidak diantisipasi sejak awal dengan memiliki asuransi, perusahaan dapat mengalami kerugian besar. Tentunya hal ini bakal berpengaruh pada perfoma perusahaan.
Alasan Asuransi Fidelity Sangat Dibutuhkan
Adapun proteksi finansial dari fidelity guarantee mestinya telah dimasukkan dalam manajemen risiko perusahaan. Hal itu karena senantiasa ada kemungkinan perusahaan mengalami kerugian finansial akibat kelalaian atau kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Terlebih lagi, bagi perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan, risiko internal semacam itu tentu kian besar.
Khususnya pada era penggunaan data elektronik seperti sekarang, kecurangan kian mudah dilakukan sebab seluruh seluruh data perusahaan bisa diakses dengan mudah oleh karyawan yang berwenang. Hal itu mesti menjadi pertimbangan utama bagi pengusaha untuk mengantisipasi risiko yang bisa datang dari mana pun.
Yang Ditanggung pada Polis Fidelity Guarantee
Terutama bagi pemilik perusahaan, Anda perlu memperhatikan pertanggungan apa saja yang masuk dalam polis asuransi ini. Diketahui, asuransi ini akan memberi pertanggungan berupa ganti rugi atas beberapa risiko kerugian yang diakibatkan oleh:
- Ketidakjujuran karyawan yang dilakukan demi mendapatkan keuntungan pribadi.
- Penipuan yang dilakukan oleh karyawan.
- Kehilangan harta benda, berupa uang maupun properti dan aset.
- Biaya yang timbul untuk audit atas kerugian.
- Biaya rewriting atau amending program komputer yang berkaitan dengan kerugian.
Pengecualian Pertanggungan
Di samping pertanggungannya, Anda pun mesti tahu apa saja pengecualian pertanggungan dari asuransi ini. Pengecualian adalah hal atau kondisi yang tidak masuk pertanggungan alias tidak memperoleh ganti rugi. Kendati setiap perusahaan asuransi punya ketentuan pengecualian yang berbeda, inilah pengecualian pertanggungan dalam fidelity guarantee secara umum:
- Kerugian akibat perang, huru-hara, aksi terorisme dan peristiwa lain yang sejenis.
- Kerugian yang dialami perusahaan akibat ketidakjujuran atau kecurangan yang dilakukan oleh direksi/manajemen pemegang polis asuransi.
- Kerugian yang terjadi akibat hilangnya stok barang akibat kesalahan penghitungan fisik.
- Kerugian akibat selisih perhitungan di kasir.
- Biaya yang dikeluarkan oleh tertanggung untuk mencegah kerugian lebih besar.
- Hal-hal lain yang dikecualikan dalam polis.
Jenis-jenis Polis
Asuransi jenis ii menawarkan sejumlah jenis pertanggungan yang ditentukan ke dalam beberapa pilihan polis asuransi. Tiap polis ini berisi ketentuan sesuai kebutuhan perusahaan dalam menjaminkan risiko kerugian yang diinginkan. Polis itu bisa mengikat perseorangan maupun kolektif.
- Individual policy
Ini merupakan polis yang menjamin seorang pegawai dengan jabatan tertentu dengan jumlah pertanggungan yang ditetapkan sesuai kesepakatan.
- Collective policy
- Named collective: Polis ini memuat nama, tugas, dan jumlah pertanggungan per karyawan.
- Unnamed collective: Polis ini tidak mencantumkan nama per karyawan tetapi dijamin berdasarkan kategori. Misalnya tiga manajer keuangan dan lima kasir. Jumlah jaminan bisa disesuaikan berdasarkan floating basis atau per capita basis.
- Blanket: Polis ini menjamin seluruh karyawan tanpa menyebutkan nama dan jabatannya.
- Position: Polis ini biasanya digunakan untuk pejabat pemerintah dan hanya mencantumkan jabatan.
Mengenal Discovery Period
Di samping pertanggungan dan pengecualian, satu hal yang penting Anda ketahui adalah ketentuan discovery period. Pada dasarnya, discovery period adalah batas waktu untuk mengetahui atau menemukan kecurangan pencurian yang dilakukan oleh karyawan. Ketentuan batas waktu ini berbeda-beda pada setiap perusahaan asuransi, yakni mulai dari 6 hingga 24 bulan sejak jangka waktu polis asuransi berakhir atau sejak karyawan yang bersangkutan resign/pensiun/PHK/meninggal dunia, mana yang lebih dahulu. Dalam hal ini, Anda wajib memahami bahwa kalau kerugian akibat kelalaian atau kecurangan yang dilakukan oleh karyawan baru dapat diketahui di luar batas waktu, klaim ini tidak akan ditanggung oleh asuransi.
Pihak yang Terlibat dalam Polis Asuransi Fidelity Guarantee
Terdapat 3 pihak yang terlibat dalam polis ini, yaitu:
- Insurer (penanggung)
- Insured (pengusaha/majikan)
- Applicant atau orang yang dijamin, yaitu karyawan yang dijamin kejujurannya
Informasi Underwriting yang Diperlukan
Mengingat polis asuransi ini melibatkan 3 pihak, terdapat sejumlah informasi underwriting yang diperlukan, yakni:
- Faktor karyawan
Latar belakang, lama masa kerja, keluarga yang ditanggung, kondisi ekonomi keluarga, dan reputasi karyawan yang dijamin.
- Faktor tanggung jawab karyawan
Terkait sistem pengendalian, sistem akuntansi, sistem reward dan punishment yang diterapkan oleh perusahaan, pengelolaan keuangan, tingkat kesejahteraan karyawan, dan lain-lain.
- Faktor pengalaman klaim (kecurangan) karyawan
Merupakan informasi terkait karyawan yang dijamin pernah melakukan kecurangan yang merugikan perusahaan.
- Faktor situasi subrogasi
Prinsip subrogasi adalah prinsip yang mengatur jika pihak penanggung telah membayar ganti rugi yang diderita oleh tertanggung maka hak tertanggung untuk menuntut pihak ketiga yang menimbulkan kerugian ini beralih ke pihak penanggung.
Adapun polis asuransi perlu mencantumkan opsi terkait bisa atau tidaknya menerapkan hak subrogasi ini, termasuk kuasa perusahaan untuk membekukan/memblokir hak keuangan dan tunjangan finansial punya karyawan yang terbukti curang atau bersalah.
Cara Pengajuan Klaim
Adapun kerugian akibat kecurangan yang dilakukan oleh karyawan adalah permasalahan internal perusahaan yang bersangkutan. Karena itu, cara klaim asuransi ini tidak perlu melibatkan polisi/pihak berwenang. Perusahaan juga tidak perlu membuat berita acara kehilangan.
Adapun yang perlu dilakukan oleh perusahaan terkait cara mengajukan klaim adalah melakukan audit internal untuk menemukan bukti kelalaian atau kecurangan. Nantinya, bukti ini bakal menjadi pijakan perusahaan asuransi untuk mengambil keputusan terkait laporan dalam pengajuan klaim asuransi.
Diketahui, proses pembuktian sangat terkait dengan data-data keuangan perusahaan yang boleh jadi bersifat sangat rahasia dan sensitif apabila diketahui oleh pihak ketiga dari kepolisian atau publik.
Akan tetapi, perlu diingat, proses audit untuk pembuktian tersebut tetap wajib diselesaikan sebelum discovery period berakhir. Kalau sampai melewati ketentuan, perusahaan asuransi tidak dapat mengabulkan klaim yang diajukan dan perusahaan sebagai pihak tertanggung tidak memperoleh ganti rugi.
Demikianlah penjelasan mengenai asuransi fidelity yang perlu Anda ketahui. Bagi pemilik perusahaan, asuransi ini penting untuk dimiliki sebagai manajemen risiko atas kerugian yang mungkin terjadi lantaran faktor internal karyawan.
Penulis: Kontributor
Editor: Anju Mahendra
