Cara membuat press release yang menarik dan efektif tentunya sangat penting untuk dipahami, utamanya oleh mereka yang bekerja di bidang Public Relations (PR).
Bagi mereka yang ingin mendapatkan perhatian media untuk acara, produk, atau layanan yang ditawarkan, penyusunan atau cara membuat press release atau siaran pers yang efektif menjadi salah satu metode terbaik untuk mencapai hal tersebut.
Pada dasarnya, press release adalah dokumen yang dirancang khusus untuk memberitahu media mengenai berita terkini, acara mendatang, atau perkembangan terbaru dalam bisnis atau organisasi.
Dokumen yang satu ini merupakan alat yang sangat bermanfaat dalam meningkatkan visibilitas dan menarik perhatian wartawan serta masyarakat umum. Maka dari itu, cara membuat press release sangat penting dipahami oleh sebuah brand atau perusahaan.
Untuk mengetahui langkah-langkah atau panduan cara membuat press release yang efektif, simak ulasannya di bawah ini.
Baca juga: 10 Manfaat Press Release untuk Bisnis
Apa Itu Press Release?
Sebelum mengetahui bagaimana cara membuat press release, penting untuk terlebih dahulu memahami apa itu press release. Pada dasarnya, press release adalah pernyataan resmi yang dikeluarkan oleh suatu organisasi atau perusahaan yang ditujukan kepada media, dan lebih luas lagi, kepada khalayak umum.
Di Indonesia, istilah press release biasa dikenal sebagai siaran pers, rilis pers, rilis media, dan sejenisnya. Dalam penulisan press release, disarankan untuk mengikuti norma-norma yang berlaku.Â
Press release harus mengandung informasi yang jelas, di mana paragraf pertama biasanya harus merangkum jawaban dari pertanyaan-pertanyaan pokok, termasuk “who”, “what”, “why”, “when”, dan “where”.
Lazimnya, press release tidak seharusnya terlalu panjang, sering kali mencukupi dengan satu halaman dan maksimal dua halaman. Informasi yang disajikan dalam press release harus dipilih dengan hati-hati sehingga memberikan materi kutipan yang memadai bagi media untuk menyusun berita berdasarkan informasi tersebut.
Penting juga untuk mempertimbangkan dengan cermat waktu publikasi press release. Mengingat bahwa rilis yang sudah dipublikasikan akan menjadi informasi umum, perusahaan atau organisasi perlu berhati-hati dalam memilih informasi yang akan dibagikan.
Dalam banyak kasus, merek-merek besar menganggap press release sebagai bagian dari konten pemasaran, bukan hanya sebagai upaya untuk mendapatkan liputan berita.
Manfaat Press Release
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, press release adalah metode yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk berkomunikasi secara resmi. Selain untuk mendapatkan liputan media, terdapat beberapa manfaat lainnya dari penggunaan press release, yaitu:
- Membangun hubungan dengan media
Press release dapat berkontribusi dalam membangun hubungan positif dengan media. Penting bagi sebuah merek untuk menjalin kerja sama dengan berbagai media demi membuka peluang kerja sama bisnis yang dapat terbentuk.
- Memberikan pesan brand positioning yang jelas
Dengan membaca pesan langsung dari brand, audiens dapat merasa terhubung dan lebih dekat dengan merek tersebut. Press release dapat membantu brand menegaskan posisinya di mata audiens, membedakan diri dari pesaing sejenis.
- Meningkatkan traffic dan ranking SEO
Kini, press release dapat dipublikasikan langsung di situs resmi perusahaan atau organisasi. Hal ini berarti bahwa press release juga dapat meningkatkan lalu lintas ke situs web Anda, pada akhirnya membantu meningkatkan peringkat SEO di mesin pencari seperti Google.
- Manajemen krisis
Brand yang menghadapi masalah atau mendapat kritik dapat menggunakan press release untuk merilis informasi dan klarifikasi resmi. Oleh karena itu, press release juga dapat menjadi bagian dari strategi manajemen krisis. Di dalam organisasi resmi, divisi Hubungan Masyarakat (Humas) biasanya terlibat lebih banyak dalam penyusunan press release.
- Penyebaran informasi yang lebih luas
Apabila press release dikutip oleh media nasional maka merek dapat memperoleh eksposur yang lebih luas. Dengan demikian, press release dapat menjadi cara untuk menjangkau audiens baru, mulai dari calon pelanggan hingga investor.
Jenis-jenis Press Release
Press release tidak memiliki format baku yang kaku. Ini berarti bahwa perusahaan atau organisasi dapat membuat press release sesuai dengan kebutuhan mereka. Walaupun demikian, beberapa jenis press release umum yang sering ditemui, antara lain:
- Peluncuran produk/layanan baru
Perusahaan atau merek besar sering kali merilis press release saat akan meluncurkan produk atau layanan baru. Sebagai contoh, Apple secara rutin menggelar Apple Event menjelang peluncuran produk terbaru setiap tahunnya, seperti yang terjadi pada rilis iPhone 15 baru-baru ini.
Biasanya, press release untuk peluncuran produk baru mencakup informasi penting seperti spesifikasi, harga, ketersediaan, dan detail lain yang relevan bagi konsumen.
- Informasi pembaruan produk/layanan
Mirip dengan peluncuran produk baru, merek juga dapat merilis press release terkait pembaruan produk. Sebagai contoh, pembaruan perangkat lunak yang secara berkala dirilis oleh produsen smartphone. Sebelum pembaruan diluncurkan, merek biasanya memberikan informasi mengenai fitur-fitur apa yang akan tersedia dalam pembaruan tersebut.
- Pengumuman promosi baru atau acara
Press release juga dapat digunakan untuk mengumumkan program terbaru, acara yang telah dijadwalkan, atau promosi yang berlangsung dalam periode tertentu. Sebagai contoh, Bank BRI selaku sponsor utama Liga 1 Indonesia pernah merilis press release untuk mengumumkan lomba karya jurnalistik dengan tema-tema yang telah ditentukan.
- Grand opening
Bagi perusahaan yang membuka cabang baru atau mengumumkan pemindahan lokasi, press release dapat menjadi sarana efektif untuk menyampaikan informasi kepada khalayak umum. Sering kali, pengumuman pembukaan restoran baru dengan berbagai promo menarik dapat ditemukan dalam press release.
- Merger dan akuisisi
Press release juga sering digunakan untuk menyampaikan informasi resmi dengan detail-detail penting, seperti contoh ketika Gojek dan Tokopedia beberapa tahun lalu mengambil langkah merger dan membentuk satu entitas induk baru yang dikenal sebagai GoTo. Informasi lengkap mengenai merger ini juga disampaikan melalui press release.
- Informasi publik
Tidak kalah penting, press release juga perlu secara rutin dibuat oleh pemerintah, baik itu perusahaan pemerintah maupun lembaga-lembaga resmi. Sebagai contoh, PDAM daerah biasanya mengeluarkan pengumuman mengenai pemutusan aliran sementara untuk keperluan perbaikan saluran atau tindakan perbaikan lainnya. PLN juga umumnya mengumumkan secara resmi jika ada rencana pemadaman listrik.
Baca juga: Bisnis Jasa Digital Marketing Memiliki Potensi Besar di Indonesia
Struktur Press Release
Untuk memudahkan cara membuat press release, penting untuk memahami struktur-strukturnya. Berikut adalah struktur-struktur press release yang perlu diperhatikan agar mudah dalam memahami cara membuat press release, antara lain:
- Judul (head)
Pertimbangan utama dalam pembuatan Press Release adalah judulnya. Judul harus menarik perhatian agar banyak pembaca tertarik membacanya. Selain itu, judul harus mencerminkan isi dari Press Release. Penggunaan kalimat aktif dapat mempermudah pemahaman pesan atau maksud informasi yang disampaikan oleh perusahaan atau lembaga.
- Teras (lead)
Setelah judul, struktur selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah teras atau lead. Teras dalam Press Release dapat dianggap sebagai pembukaan berita. Oleh karena itu, biasanya teras ditempatkan di awal dan bagian atas berita. Dalam penulisan teras, disarankan menggunakan subjek yang dilengkapi dengan unsur 5W+1H dan ditulis secara singkat, jelas, dan padat.
- Isi (body)
Metode piramida terbalik sangat efektif dalam membuat isi dari Press Release. Metode ini menempatkan informasi penting di bagian atas atau awal berita. Secara bertahap, informasi umum disusun di bawahnya, diikuti oleh informasi yang kurang signifikan. Penempatan informasi krusial di awal bertujuan untuk menarik perhatian pembaca.
Selain memperhatikan struktur-struktur tersebut, beberapa hal perlu diperhatikan ketika membuat Press Release, seperti menentukan waktu penyiaran Press Release, mencantumkan tanggal pembuatan Press Release, menyertakan kontak perusahaan atau lembaga di akhir Press Release, menggunakan unsur 5W+1H, dan menghindari penggunaan istilah-istilah khusus.
Cara Membuat Press Release
Berikut adalah 7 langkah sederhana untuk membantu Anda membuat press release yang menarik dan efektif:
1. Mulailah dengan Judul Menarik
Pertama-tama, cara membuat press release bisa dimulai dengan judul yang menarik. Judul press release merupakan hal pertama yang akan diperhatikan oleh pembaca. Pastikan judulnya menarik, singkat, dan dapat dengan jelas menggambarkan berita utama yang ingin Anda sampaikan.
2. Gunakan Gaya Penulisan Jurnalistik
Cara membuat press release selanjutnya adalah dengan menggunakan gaya penulisan jurnalistik. Sertakan gaya penulisan yang bersifat objektif dan mengikuti prinsip jurnalistik. Hindari penggunaan bahasa iklan dan fokus pada fakta serta informasi yang relevan.
3. Tempatkan Informasi Penting di Awal
Berikutnya, cara membuat press release yang efektif adalah dengan menempatkan infomasi penting di awal tulisan. Letakkan informasi penting seperti siapa, apa, di mana, kapan, dan mengapa di bagian awal press release. Karena wartawan sering kali memiliki keterbatasan waktu, pastikan informasi kunci disampaikan secara jelas di awal dokumen.
4. Tambahkan Kutipan dari Tokoh Penting
Selanjutnya, cara membuat press release yang menarik adalah dengan menambahkan kutipan dari tokoh penting. Sertakan kutipan dari tokoh penting dalam organisasi atau ahli terkait yang dapat memberikan perspektif atau konteks tambahan tentang berita tersebut. Kutipan tersebut akan memberikan kedalaman dan otoritas pada press release Anda.
5. Sajikan Fakta yang Jelas dan Lengkap
Cara membuat press release selanjutnya adalah dengan menyajikan fakta. Pastikan semua fakta yang disajikan dalam press release Anda jelas, lengkap, dan telah diverifikasi. Hindari membuat klaim berlebihan atau menggunakan bahasa yang ambigu.
6. Jangan Lupakan Informasi Kontak
Kemudian, cara membuat press release lainnya adalah dengan menambahkan informasi kontak. Sertakan informasi kontak yang jelas dan mudah diakses, termasuk nama, nomor telepon, alamat email, dan alamat situs web organisasi Anda. Hal ini memungkinkan wartawan atau pihak lain yang tertarik untuk menghubungi Anda guna mendapatkan informasi lebih lanjut.
7. Periksa Tata Bahasa dan Ejaan
Terakhir, cara membuat press release yang baik adalah dengan memeriksa tata bahasa dan ejaan. Pastikan press release Anda bebas dari kesalahan tata bahasa, ejaan, dan typo. Dokumen yang bersih dan profesional akan menciptakan kesan positif terhadap organisasi Anda.
Jasa Press Release DuniaFintech.com
Taukah Anda bahwa DuniaFintech.com tidak hanya menyediakan informasi seputar dunia fintech, tetapi juga menawarkan layanan jasa press release untuk publikasi. Dengan demikian, platform ini tidak hanya berfungsi sebagai sumber berita dan pengetahuan tetapi juga sebagai sarana untuk mendukung dan mempromosikan berbagai inisiatif, produk, atau peristiwa dalam industri fintech melalui layanan jasa press release Indonesia.
Kesimpulan ini menunjukkan bahwa DuniaFintech.com berperan sebagai platform yang holistik, tidak hanya memberikan informasi tetapi juga mendukung pertumbuhan dan eksposur bagi pelaku bisnis fintech yang ingin memperluas jangkauan mereka.
Demikianlah ulasan terkait cara membuat press release yang penting untuk diketahui. Dengan mengikuti panduan-panduan ini, Anda dapat menyusun press release yang efektif dan menarik bagi media dan pembaca.
Selalu ingat untuk menyesuaikan press release dengan audiens yang dituju dan memberikan penekanan pada kejelasan dan ketepatan informasi.
Semoga press release yang Anda buat berhasil menarik perhatian media serta berkontribusi dalam meningkatkan citra dan visibilitas organisasi Anda.
Baca juga: Modal Kerja untuk Keberhasilan Bisnis itu Penting?
Baca terus berita fintech Indonesia dan kripto terkini hanya di duniafintech.com
