Mengenal Pentingnya Invoice Financing dalam Bisnis

Invoice financing menjadi istilah yang barangkali jarang didengar, tetapi ternyata memiliki manfaat yang sangat penting untuk mereka yang menggeluti dunia bisnis. Bukan hanya berlaku para pelaku usaha, invoice financing pun penting dipahami oleh semua orang yang menggeluti dunia usaha.

Karena itu, biasanya, ketika membahas soal bisnis, akan sulit dilepaskan dari kata transaksi dan finansial. Di samping itu, juga ada satu istilah khusus lainya yang masih berhubungan dengan masalah finansial dalam melakukan transaksi bisnis. Pada umumnya, sebagian besar orang menyebut istilah invoice ini sebagai faktur.

Mengenal Invoice Financing dalam Transaksi Bisnis

Istilah seperti invoice tentu jarang sekali didengar oleh mereka yang masih asing dengan seluk-beluk dari kegiatan jual beli. Lain hanya dengan mereka yang memang sudah menggeluti dunia itu, seperti pengusaha, bagian marketing, dan akuntan, sehingga istilah seperti ini sudah menjadi istilah yang bersifat tidak asing.

Istilah invoice ini sejatinya sudah tidak asing dalam dunia bisnis. Adapun setiap perusahaan, khususnya yang sudah terbiasa bergerak di bidang marketing, tentu saja akan lebih sering menemukan faktur dalam keseharian kegiatan mereka. Hal itu karena invoice sering kali berkaitan dengan sistem transaksi dan uang dan untuk nilainya sendiri biasanya cukup besar.

Hal itulah yang membuat faktur kerap kali dijadikan sebagai invoice financing untuk mendapatkan bantuan keuangan menggunakan faktur dokumen dari bukti kegiatan transaksi di antara lembaga institusi atau perusahaan tertentu. Nantinya, faktur inilah yang bakal digunakan dipakai sebagai penagihan pembayaran belum lunas kepada seorang pembeli.

Daftar isi faktur tersebut meliputi informasi lengkap seputar transaksi yang pernah dilakukan, mulai dari nama barang, merek, harga, total pembelian, tipe barang, hingga total pembelian secara keseluruhan dan tanggalnya. Adapun seluruhnya dibuat selengkap mungkin agar pengajuan invoice financing dapat disetujui.

Isi Dokumen Informasi dalam Faktur

Setiap faktur transaksi ini oleh para pihak penjual pada umumnya dicetak ke dalam tiga rangkap sekaligus. Ada tujuan tertentu dalam masing-masing rangkapnya, yakni sebagai bukti bahwa perusahaannya telah membayar lunas pembelian suatu jenis barang tertentu. Demikianlah isi faktur pada rangkap pertama.

Faktur kedua, yakni faktur yang digunakan untuk pendataan penjualan dan yang ketiga digunakan sebagai laporan yang akan disampaikan ke sebuah bagian keuangan. Setiap faktur itu dapat digunakan untuk mengajukan invoice financing sebab merupakan bukti transaksi lewat kredit. Selain itu, faktur ini pun bisa dijadikan sebagai berkas untuk melakukan penagihan kepada pembeli supaya segera membayar pembeliannya sampai lunas.

Meski demikian, sebelum dokumennya diberikan, tentu saja harus ada kesepakatan transaksi yang terjadi di antara kedua belah pihak. Biasanya, kesepakatan itu tertulis pada purchase order. Pada beberapa waktu, umumnya kegiatan jual beli ini dapat juga disampaikan berbentuk kuitansi. Meski begitu, juga ada yang menggunakan notice sebagai bukti transaksi jual belinya.

Oleh sebab itu, disarankan untuk tidak lupa mengecek terlebih dahulu berkas invoicenya agar keuangan tetap berjalan lancar.

Fungsi Faktur dalam Perusahaan untuk Kegiatan Transaksi

Fungsi dari invoice ini pada dasarnya adalah daftar rincian kegiatan jual beli antara dua orang sekaligus. Adapun daftar rincian ini juga dapat digunakan sebagai cara menagih seseorang saat transaksinya belum tercatat lunas. Beberapa fungsi faktur yang biasa digunakan untuk invoice financing adalah sebagai berikut:

1. Dokumen ini umumnya berisi informasi penting terhadap sebuah jasa atau barang saat transaksi dilakukan antara penjual dan juga pembeli. Karena itu, dari situ pula setiap pembeli tahu berapa banyak jumlah tagihan yang wajib dibayar lunas dari hasil transaksinya itu.
2. Ketika terjadi kekeliruan terhadap kesepakatan jual beli dalam purchase order, invoice itulah yang nantinya dapat digunakan sebagai bukti komplain. Oleh sebab itu, tidak ada yang dirugikan lantaran akhirnya pihak yang membeli dapat mengajukan komplain. Bahkan, apabila diperlukan, transaksinya dibatalkan sebab tidak sesuai.
3. Invoice ini pun dapat digunakan sebagai bahan rujukan ketika seseorang ingin mengajukan pinjaman. Dalam hal ini, saat seseorang hendak melakukan invoice financing, peran faktur pun bekerja untuk memudahkan prosesnya agar segera di-acc atau disetujui oleh pihak yang bersangkutan.
4. Bagi mereka yang ingin menjual barang pembeliannya kembali kepada pihak lain, faktur ini sangat berguna sebagai bahan referensi. Nantinya, hal itu pun dapat digunakan untuk dokumen untuk mengetahui setiap detailnya terhadap transaksi yang dilakukan. Maka dari itu, proses pengontrolan perusahaan pun menjadi lebih mudah.

Macam-Macam Invoice Financing untuk Transaksi

Terdapat sejumlah hal penting yang wajib dipahami untuk membuat perusahaan dapat berjalan lancar dalam melakukan transaksinya, di antaranya terkait invoice. Pasalnya, dalam hal ini ada berbagai macam faktur yang berbeda dan sering digunakan sebagai bahan rujukan perusahaan sebagai invoice financing.

Contohnya, untuk versi standar, faktur seperti ini sering dipakai saat seseorang melakukan transaksi yang lebih sederhana dalam lingkup perusahaan. Karena itu, detail informasi yang tersedia pun lebih sederhana dan biasa saja, yang meliputi rincian jasa dan barangnya, jumlahnya, tagihan, dan harganya.

Di samping itu, juga ada faktur proforma. Istilah ini biasanya digunakan ketika  pembelian dilakukan secara bertahap. Ketika semua pesanannya sudah berhasil, invoice proformanya akan diberikan.

Ada pula istilah penting lainnya, yakni invoice khusus. Namun, biasanya, faktur yang digunakan untuk invoice financing ini dipakai untuk transaksi internasional.

Penulis: Kontributor

Editor: Anju Mahendra