Mesin EDC: Cara Kerja, Fungsi, Kegunaan, dan Cara Mendapatkan

Mesin EDC (kepanjangan dari Electronic Data Capture) adalah mesin yang hampir sering Anda temukan berada di bagian kasir di sejumlah toko-toko modern, minimarket, hingga supermarket.

Seiring berjalannya waktu, mesin yang berfungsi untuk menerima pembayaran dari pelanggan yang menggunakan kartu debit, kartu kredit, QR code, dan internet banking ini bahkan juga kerap kali ditemui di sejumlah toko kelontong ataupun grosiran besar. 

Sejalan dengan mesin ATM, mesin ini pun menjadi bagian yang tidak dapat terpisahkan dari transaksi nontunai pada era sekarang. Kendati punya fungsi yang sangat luas, tetapi mesin yang ini biasanya dipakai ketika Anda hendak membayar belanjaan dengan kartu kredit atau kartu debit. 

Sebelum adanya program Gerbang Pembayaran Nasional (GPN), satu toko biasanya dapat memiliki 2—3 mesin Electronic Data Capture. Namun, sekarang ini kondisi tadi tidak lagi ditemui karena Bank Indonesia sudah menetapkan aturan bahwa satu toko cukup menggunakan satu mesin Electronic Data Capture ini.

Mesin EDC: Cara Kerja, Fungsi, dan Kegunaan

Adapun cara kerja mesin ini hampir sama dengan mesin ATM. Anda hanya perlu masukkan kartu atau menggeseknya, kemudian masukkan PIN ke mesin untuk mengonfirmasi transaksi. Saat ini, sejak adanya chip di kartu kredit atau debit, penggesekan kartu sudah semakin jarang dilakukan. Untuk transaksi, biasanya kartu akan dimasukkan ke dalam Electronic Data Capture. 

Di sisi lain, bagi mereka yang memakai uang elektronik atau e-money maka hanya perlu tempelkan kartu di mesin agar transaksi terjadi. Sejumlah tahapan transaksi di Electronic Data Capture saat akan melakukan pembayaran di kasir adalah sebagai berikut:

• Serahkan kartu kredit atau debit atau e-money Anda kepada kasir.
• Kasir kemudian akan menggesek kartu bagi yang masih menggunakan teknologi magnetic stripe atau memasukkan kartu ke Electronic Data Capture buat yang sudah memakai teknologi chip.
• Adapun besaran nominal yang dibayarkan nantinya akan dimasukkan oleh kasir ke mesin ini.
• Anda akan diminta untuk memasukkan PIN ke mesin atau tanda tangan struk yang keluar.
• Struk keluar ini sebagai tanda bahwa transaksi berhasil dilakukan.

Cara Mendapatkan Mesin EDC

Untuk mendapatkannya, Anda terlebih dahulu harus menentukan bank apa yang akan diajak untuk bekerja sama dalam hal pengadaan mesin ini. Contohnya, Bank Mandiri. Sebelum Anda mendatangi bank Mandiri untuk mendaftarkan toko Anda, pastikan bahwa Anda telah menjadi nasabah dan memiliki rekening di bank tersebut.

Hal itu menjadi penting karena seluruh uang hasil transaksi penjualan yang menggunakan mesin Electronic Data Capture nantinya akan langsung ditransfer ke rekening Anda. Langkah berikutnya, Anda mesti mempersiapkan beberapa dokumen penunjang yang diperlukan. Antara bank yang satu dan bank yang lain biasanya punya kesamaan dalam melampirkan dokumen-dokumen yang wajib dipenuhi pemohon—dalam hal ini pemilik toko. Adapun dokumen-dokumen ini, antara lain:

• Menyertakan KTP atau Paspor.
• NPWP pribadi atau badan usaha.
• SIUP/TDP/Surat Keterangan Domisili.
• Akta Pendirian Usaha.
• Sertifikat Kepemilikan Tempat/Surat Keterangan Sewa Tempat Usaha.
• Buka rekening tabungan.

Bawalah semua dokumen yang sudah disebutkan di atas ketika akan melakukan pengajuan pengadaan Electronic Data Capture di bank yang telah Anda pilih. Jika sudah sampai, pihak bank bakal meminta Anda untuk mengisi formulir permohonan dan mengecek kelayakan bisnis berdasarkan persyaratan administrasi dan mempertimbangkan bisnis Anda. Lebih jauh, penting untuk Anda ingat kembali bahwa kebijakan dan ketentuan antara bank yang satu dan yang lain boleh jadi akan berbeda.

Model dan Karakteristik Mesin Electronic Data Capture

Semua mesin ini pada dasarnya memang sama jika disimak dari bentuk fisiknya. Akan tetapi, nyatanya alat transaksi modern ini dibagi ke dalam 3 model yang berbeda menurut konektivitasnya, antara lain:

1. Fixed Line

Mesin dengan jenis Fixed Line ini adalah mesin electronic data capture yang menggunakan kabel telepon fixed dari Telkom untuk sarana komunikasi data dengan bank. Adapun Telkom menyediakan wadah komunikasi data menggunakan fiber optik. Untuk biaya yang dibebankan untuk satu kali transaksi sebesar Rp250, tetapi harga ini dapat berubah sewaktu-waktu, sesuai ketentuan dari Telkom. Mesin yang satu ini juga merupakan default dari model Electronic Data Capture.

2. GPRS

Model yang satu ini sangat bergantung pada sinyal seluler GPRS dalam perputaran transfer data dengan bank. Meskipun tidak menggunakan kabel fixed Telkom seperti model di atas, tetapi dalam penggunaannya, model GPRS ini mengandalkan aliran listrik dari PLN sebagai sumber dayanya. Adapun mesin dengan model ini sangat cocok untuk toko-toko yang tidak punya fixed line telepon dari Telkom dan hanya menggunakan SIM Card seperti handphone.

3. GPRS Mobile

GPRS Mobile hampir mirip cara kerjanya dengan model GPRS, yakni sama-sama mengandalkan sinyal seluler. Bedanya, terletak pada sumber dayanya.

GPRS Mobile gak selalu terhubung dengan stop kontak karena sudah memiliki baterai sendiri. Jadi, lebih simple untuk dibawa kemana saja. Apalagi pas kebetulan ada event, praktis banget.

Serba-serbi Mesin Electronic Data Capture

1. Biaya transaksi di Electronic Data Capture ditanggung oleh pedagang atau merchant

Adapun biaya transaksi dengan mesin ini sepenuhnya dibebankan kepada pedagang atau merchant sehingga Anda harus waspada saat dimintai biaya oleh penyedia alat transaksi ini. Di sisi lain, besaran biaya yang dibebankan ke nasabah berbeda-beda, mulai dari 0,15—0,75 persen.

Pada umumnya, biaya 0,15 persen ini dibebankan pada transaksi bank yang sama atau On Us, sedangkan biaya 0,75 persen dibebankan pada transaksi bank yang berbeda atau Off Us. Khusus transaksi pemerintah ke masyarakat, masyarakat ke pemerintah, atau donasi sosial yang sifatnya nirlaba, tidak akan dikenakan biaya sama sekali alias 0 persen.

2. Gesek kartu kredit ke Electronic Data Capture sama sekali gak dikenakan biaya

Terdapat pengecualian jika transaksinya menggunakan dengan kartu kredit. Pasalnya, penggunaan kartu kredit di mesin ini sama sekali tidak dikenakan biaya. Artinya, adanya biaya hanya berlaku saat transaksi menggunakan kartu debit.

3. Transaksi EDC bisa aja gagal

Boleh jadi transaksi yang dilakukan dengan menggunakan mesin ini akan mengalami kegagalan. Anda pun mesti memahami istilah-istilah transaksi gagal yang biasanya terjadi di mesin ini, yaitu:

• Please try again: Hal ini umumnya disebabkan oleh reversal, line telepon, atau sinyal dari GPRS. Adapun cara mengatasinya dengan restart mesin EDC. Caranya, tekan function 3 enter, lalu masukkan password. Mesin ini akan mati dan menyala sendiri.
• Line Idle: Adapun penyebabnya bisa dari line telpon yang mati atau suara yang kurang jernih. Mungkin pula setingan pada PABX yang tidak sesuai. Anda dapat restart mesin electronic data capture. Jika masih gagal, segera hubungi bank penerbit.
• Reversal: Ditemukan transaksi gagal yang disebabkan oleh berbagai faktor dan memerlukan reversal. Cara mengetahuinya adalah dengan menekan function 1 enter. Di layar nantinya bakal muncul tulisan reversal. Kemudian, tekan tombol function 99 enter dan tekan 99 lagi diikuti 3 angka nomor mesin di bagian akhir. Untuk menghindari kegagalan, sebaiknya hindarilah penggesekan kedua kalinya atau double swipe. BI pun melarang dilakukannya double swipe karena hal ini bisa berpotensi menyebabkan terjadinya pencurian data.

Penyebab transaksi di mesin ini bisa gagal adalah sebagai berikut:

• Keliru memasukkan PIN.
• Adanya gangguan sistem atau jaringan.
• Kerusakan pada pita magnetik.
• Saldo atau limit tidak cukup

Cara Aman Bertransaksi

• Pastikan tidak ada orang yang melihat PIN saat Anda bertransaksi di Electronic Data Capture.
• Lihat nominal yang ditagih sebelum PIN dimasukkan dan pastikan tidak ada kelebihan.
• Jika transaksi sampai ditolak, hubungi segera bank penerbit kartu.
• Jangan sampai Anda lupa untuk mengambil kartu milik Anda setelah bertransaksi.

Keuntungan Menggunakan

1. Tidak perlu menyimpan uang tunai dan mempercepat transaksi saat rush hour
2. Lebih terkontrol, apalagi dari karyawan yang sering curang
3. Kemudahan transaksinya bisa meningkatkan penjualan sehingga bisnis menjadi lebih maju 

Biaya Sewa— Harga Mesin EDC

Adapun biaya yang harus dikeluarkan pemilik toko ketika menyewa mesin ini sebesar Rp4.500.000 untuk sewa selama 3 tahun ke depan dan dibayar di muka. Pada tahun keempat penyewaan, Anda bakal dibebankan biaya sekitar Rp125 ribu per bulan. Bank dalam hal ini biasanya juga bakal membantu usaha Anda dalam bentuk pemasaran EDC toko lewat media berupa spanduk 1 lembar ukuran 3 x 1 meter full color, brosur 500 lembar full color, yang semuanya diberikan gratis alias tanpa biaya tambahan.

Penulis: Kontributor

Editor: Anju Mahendra