Mengenal Apa Itu Invoice Online dan Panduan Lengkap Membuatnya

Sebagaimana diketahui, invoice adalah sebuah dokumen yang digunakan dalam transaksi jual beli, yang dibuat secara online. Invoice pembayaran adalah dokumen komersial yang diterbitkan oleh penjual untuk pembeli yang didalamnya tersedia berbagai informasi terkait transaksi jual beli mulai dari harga sampai dengan tanggal pembayaran. 

Namun, kebanyakan orang memang masih sulit membedakan antara invoice dengan nota ataupun kuitansi. Adapun perbedaannya yang paling gampang dipahami, yakni invoice dapat dipakai sebagai dokumen pajak, sementara hal itu tidak berlaku pada nota ataupun kuitansi.

Invoice Online: Fungsi, Jenis, Komponen

Adapun fungsi utama dari sebuah invoice adalah sebagai dokumen penagihan yang sah secara hukum yang dikirimkan oleh pihak penjual kepada pembeli.  Di samping itu, invoice tagihan yang belum terbayarkan pun dapat dijadikan sebagai dokumen atau surat piutang bagi perusahaan yang menerbitkan.

Sementara itu, untuk jeni-jenis invoice adalah sebagai berikut:

1. Invoice Proforma

Ini adalah invoice sementara sebab umumnya diterbitkan saat pengiriman produk atau pengerjaan proyek belum rampung. Nantinya, invoice ini bakal digantikan oleh invoice asli yang akan dikirimkan saat pekerjaan telah rampung.

2. Invoice Biasa

Invoice standar ini adalah jenis invoice yang paling sering digunakan. Invoice yang satu ini punya format atau komponen yang sederhana, misalnya nama barang, kuantitas, dan harga jual.

3. Invoice Konsuler

Jenis invoice ini dapat disebut sebagai invoice eksklusif sebab hanya digunakan untuk transaksi jual beli antar negara. Yang perlu diperhatikan adalah invoice ini harus memperoleh persetujuan dari bank di kedua negara yang melakukan transaksi. Jika tidak memperoleh persetujuan atau pengesahan oleh kedua negara, dikhawatirkan produk yang dikirimkan bakal menemui kesulitan saat tiba di negara tujuan.

Dokumen dapat disebut invoice jika mengandung beberapa komponen dibawah ini:

• Kop Surat
• Tempat dan Tanggal Invoice
• Rincian Pembeli: berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dan sebagainya.

Cara Membuat Invoice Online: Nomor Urut Invoice

Sebagai pembeda antara invoice satu dan lainnya, keberadaan nomor urut di sebuah invoice sangatlah penting. Nomor urut invoice biasanya bakal mencantumkan keterangan nomor transaksi, kode tagihan, bulan tagihan, dan tahun.

Memang, tidak ada peraturan baku mengenai penomoran invoice, tetapi pada dasarnya informasi-informasi ini yang dijadikan nomor invoice. Misal: 123/INV-ABC/X/21

Informasi yang harus ada dalam invoice, seperti berikut ini:

1. Nomor PO (Purchase Order): adalah dokumen pembelian atau pemesanan yang dikirimkan pembeli kepada penjual. Biasanya, dokumen PO ini punya nomor urut dan juga informasi produk, harga, dan jumlah barang yang dipesan. 
2. Nomor Surat Jalan/Delivery Order: saat penjual mengirimkan produk kepada pembeli, ia akan menyertakan surat jalan yang juga berfungsi sebagai tanda terima.
3. Rincian Barang: ini merupakan informasi utama yang sudah pasti harus ada di invoice. Rincian ini berupa nomor urut barang, nama barang, kuantitas, dan harga.
4. Subtotal: kolom ini terletak di bagian bawah invoice. Jumlah keseluruhan ini dibagi menjadi dua, yakni jumlah kuantitas secara keseluruhan dan jumlah harga barang yang bakal ditagihkan.
5. Potongan Harga: biasanya, invoice mencantumkan kolom khusus untuk potongan harga. Jika harga jual barang sudah net dan tidak ada potongan harga, kosongkan kolom potongan harga.
6. Biaya Pengiriman: kolom ini pun diisi bergantung kebutuhan. Jika biaya pengiriman akan ditagihkan secara terpisah atau ditanggung oleh penjual, kolom ini juga dapat dikosongkan.
7. Biaya PPn: ini menjadi pajak wajib yang dikenakan terhadap penjualan barang. Besarannya 10% sehingga biaya yang bakal ditagihkan kepada konsumen adalah total harga beli produk ditambahkan 10%.
8. Total Biaya: merupakan angka akhir atau angka final yang bakal ditagihkan pada konsumen.
9. Jatuh Tempo Pembayaran: apabila invoice dikirimkan sebelum pembayaran, wajib untuk mencantumkan tanggal jatuh tempo tagihan agar konsumen dapat mengetahui batas waktu melakukan pembayaran.
10. Akun Bank: informasi akun bank penerima, mulai dari nama bank, nama akun penerima, nomor rekening, dan juga cabang bank perlu dimasukkan dalam rangka memudahkan konsumen untuk melakukan pembayaran.
11. Tanda Tangan: di invoice, tanda tangan bisa berupa tanda tangan digital atau tanda tangan langsung.

Cara Buat Invoice secara Digital

1. Canva

Dengan Canva, Anda bisa melakukan cara berikut ini:

• Langkah pertama, akses website Canva
• Kemudian, pastikan untuk membuat akun terlebih dahulu
• Lalu, ketik invoice di kolom pencarian dan secara otomatis Anda bakal diarahkan untuk memilih jenis invoice apa yang Anda inginkan
• Pilihlah bisnis invoice untuk buat invoice online dengan tampilan yang lebih formal
• Lantas, Anda bakal diarahkan ke template invoice yang dipilih. Di situ, Anda dapat mengedit semua konten yang ada di dalam form, termasuk kop surat, foto, jenis font, gambar dan lain sebagainya sesuai kebutuhan Anda
• Jika Anda telah selesai membuat invoice, Anda dapat langsung pilih menu anak panah ke bawah untuk mengunggah invoice tersebut. Anda dapat memilih format yang Anda butuhkan, seperti pdf, jpg, dan sebagainya
• Kini, dokumen invoice secara otomatis sudah tersimpan di komputer Anda

2. Sleekr

Sleekr adalah jawaban bagi Anda yang membutuhkan invoice yang sederhana dan tidak memerlukan waktu yang lama untuk membuatnya. Langkahnya adalah sebagai berikut:

• Masuk ke web https://invoice.sleekr.co/
• Anda bakal diarahkan langsung ke template invoice. Di situ, Anda hanya perlu memasukkan seluruh informasi dasar sesuai dengan kolom yang tersedia
• Di bagian bawah ada kolom deskripsi yang juga harus Anda lengkapi. Jika kolom yang tersedia ternyata tidak cukup, Anda bisa mengklik bagian tambah baris. Setelah selesai, klik preview untuk melihat invoice ini sebelum di-print
• Kemudian, Anda dapat melihat tampilan invoice yang Anda buat dan jika Anda ingin mengirimkan invoice ini langsung ke konsumen, Anda bisa klik kirim
• Pesan email akan secara otomatis terbuat, tetapi Anda pun masih dapat menggantinya jika memang ada kalimat yang kurang sesuai atau yang harus ditambahkan

3. Invoice Quick

Aplikasi lainnya yang dapat dipakai untuk buat invoice online adalah Invoice Quick, dengan langkah berikut ini:

• Untuk mulai buat invoice digital, masuk ke halaman utama Invoice Quick
• Lalu, pilih menu Free Invoice Generator
• Lantas, isi kolom dengan data yang sesuai dengan data perusahaan Anda dan juga pihak yang akan Anda tagih
• Selanjutnya, di bagian bawah ada kolom untuk rincian produk atau jasa yang akan ditagihkan, termasuk kolom penambahan pajak yang bisa Anda tentukan sendiri jenis dan besarannya sesuai dengan kebutuhan. Kalau sudah lengkap, Anda bisa klik preview di bagian kanan bawah
• Kalau invoice dirasa sudah sesuai, Anda bisa klik download invoice ataupun kirim invoice secara langsung ke email Anda

Penulis: Kontributor

Editor: Anju Mahendra